「追跡では、そちらの郵便局で止まっているようですが、どうなっていますか？」
「ちゃんと発送されていますか？」
私は郵便局の窓口で働いていますが、このようなお問い合わせを受けることがあります。
追跡画面に、差し出した郵便局の名前と「引受」の表示が残っている。そんな画面を見たら、「まだ郵便局に置いたままなのかな」と心配になりますよね。
まず知っておいてほしいのは、追跡が「引受」のままでも、その郵便局で止まっているとは限らないということです。
今回は、一般書留・簡易書留・特定記録の3つについて、記録する範囲の違いと、届かないときに確認したいことをまとめます。私が窓口で実際に確認している流れも紹介します。
「引受」のままでも、郵便局で止まっているとは限りません
日本郵便は、「引受」のまま配送履歴が変わらない場合について、配達を担当する郵便局への到着などをきっかけに履歴が更新されると案内しています。差し出した郵便局からの輸送には時間がかかるため、表示が更新されるまで待つ時間が生じます。日本郵便の公式FAQ
つまり、最後の履歴が「引受」だからといって、その後、発送されていないと判断できるわけではありません。
また、システムや通信環境の影響で、追跡情報の反映が遅れる場合もあります。日本郵便・郵便追跡サービス
ただし、表示が変わらない郵便物が、すべて問題なく届くと断言することもできません。私がお問い合わせを受けたときは、追跡の表示に加えて、引受日時やお届け日数の目安も確認しています。
一般書留・簡易書留・特定記録で、記録する範囲が違います
3つとも追跡サービスを利用できますが、サービスとして記録する範囲には違いがあります。
| サービス | 記録する範囲 | 追跡サービス |
|---|---|---|
| 一般書留 | 引受けから配達までの送達過程 | 利用できる |
| 簡易書留 | 引受けと配達 | 利用できる |
| 特定記録 | 引受け | 利用できる |
この表は、日本郵便の書留の案内と特定記録の案内を基にまとめたものです。追跡画面に表示される全項目を示す表ではありません。
一般書留は、引受けから配達までの送達過程を記録します。一方、簡易書留は、引受けと配達を記録するサービスです。同じ「書留」でも、記録する範囲が違います。
特定記録は、郵便物を差し出したことを記録するサービスです。表では「引受け」となっていますが、インターネットで配達状況も確認できます。 お届けは郵便受けへの配達で、受取人から受領印や署名をもらうサービスではありません。日本郵便・特定記録
「追跡できる」という点が同じでも、記録の仕組みまで同じではないことを知っておいてください。
届かないときは、追跡番号・引受日時・お届け日数を確認
私が「郵便局で止まっていませんか？」と聞かれたときは、まず追跡番号を確認します。そして、いつ引受になっているのかを見て、お届けの目安と比べます。
読者の方も確認しやすいように、流れを4つにまとめました。
① 追跡番号を用意する
一般書留・簡易書留・特定記録を窓口で差し出した際の、受領証を確認してください。お問い合わせ番号を使って、日本郵便の追跡サービスで配達状況を調べられます。
お問い合わせの際も、追跡番号が分かる控えを手元に用意しておくと、確認を進めやすくなります。
② いつ「引受」になったかを確認する
追跡画面では、「引受」という文字だけでなく、日時も確認します。
差し出したばかりなのか、それとも日数がたっているのか。私もまずはそこを確認してから、次の案内をしています。
③ お届け日数の目安を調べる
日本郵便のお届け日数を調べるで、差し出し元とあて先の郵便番号を入力し、利用したサービスのお届け日数を確認します。
ここで注意したいのが、配達する曜日です。一般書留・簡易書留は土曜日・日曜日・休日も配達されますが、特定記録は原則として配達されません。特定記録に速達を付けた場合などは例外があります。日本郵便・書留、特定記録
また、お届け日数はあくまで目安です。天候や道路状況などで遅れる場合があるため、日本郵便のお届け遅延情報も確認してみてください。
④ 目安より明らかに遅い場合は、郵便局へ相談する
私も、お届けの目安と比べて明らかに遅い場合は、詳しく調べるようにしています。
「引受から変わらない」という表示だけで判断せず、いつ差し出したのか、通常どれくらいで届くのかを合わせて確認することが大切です。
目安を過ぎても届かず心配な場合は、追跡番号と確認した内容を伝えて、郵便局へ相談してください。日本郵便も、届くはずの郵便物が届かない場合は、最寄りの郵便局へ相談するよう案内しています。日本郵便・届かない場合の相談案内
控えは、相手に届いたことを確認するまで保管してください
私が窓口でお伝えしているのが、相手に届いたことが確認できるまで、追跡番号が分かる控えを捨てないでほしいということです。
「届いていないので調べてほしい」となったときに、追跡番号は確認の手がかりになります。一般書留・簡易書留・特定記録の受領証は、届くまで保管しておきましょう。
控えをなくした場合は、差し出した郵便局へ相談を
実際に、控えをなくした方からお問い合わせを受け、郵便局側の控えを確認して調べることもあります。
ただし、私がそのような対応をする際は、お問い合わせをしている方が差出人かどうかを、しっかり確認してから案内しています。
控えをなくした場合は、差し出した郵便局に相談してください。ただし、必ず追跡番号を確認できるとは限りません。
いざというときに自分で確認できるように、お手元の控えを残しておくことが大切です。
郵便局アプリでも、配達状況を確認できます
スマートフォンを使う方は、公式の「郵便局アプリ」からも、お問い合わせ番号などを使って配達状況を確認できます。日本郵便の公式アプリ説明
Webサイトと合わせて、使いやすい方法で確認してみてください。
まとめ｜追跡の表示と、お届けの目安を合わせて確認しましょう
追跡画面に、差し出した郵便局の名前と「引受」が残っていると、「ちゃんと出してくれているのかな」と不安になると思います。
でも、その表示だけでは、郵便物が止まっているとは判断できません。
一般書留・簡易書留・特定記録には、それぞれ記録する範囲の違いがあります。届かないときは、次の順番で確認してみてください。
- 追跡番号を用意する
- 引受日時を確認する
- お届け日数の目安を調べる
- 目安を過ぎても届かず心配な場合は、郵便局へ相談する
そして、相手に届いたことが確認できるまで、控えは大切に保管しておきましょう。
